Fase 1 Forberede og forankre projektet
Fase 2 Planlæg et godt projektforløb
Fase 3 Undersøg kulturen og indsaml medarbejdernes viden og synspunkter
Fase 4 Vælg indsatser og gennemfør dem
Fase 5 Afslut projektet på en god måde
Fase 1 Forberede og forankre projektet
Nedsæt en projektgruppe til at styre og sikre at projektet bliver gennemført. Det er vigtigt at det bliver forankret på alle relevante niveauer, dvs. i ledelsen, medarbejdergruppen, MED-udvalg og i terapien m.fl.
Projektgruppen kan f.eks. bestå af den øverste ledelse, den daglige leder, en arbejdsmiljørepræsentant og forflytningsvejledere. Der udpeges en projektleder. Det kan enten være en leder eller en medarbejder med projektledererfaring.
Projektgruppens udarbejder følgende:
- en projektbeskrivelse, som skal indeholde formål, mål, aktiviteter og tidsramme
- en foreløbig projektplan, der beskriver, hvem der laver hvad, hvordan og hvornår.
Projektplanen er den aftale projektgruppen har med den øverste ledelse og med hinanden.
Fase 2 Planlæg et godt projektforløb
Projektplanen er projektgruppens afsæt for at få talt om spilleregler, mødeform og forventninger til hinanden.
Brug tilstrækkelig tid på opstart og planlægning af projektet for at sikre, at det er tænkt grundigt igennem. Det sikrer, at alle gruppens medlemmer er inddraget og engageret fra starten.
Er der klarhed over projektgruppens opgaver og er forventningerne afstemt, kan det medvirke til, at der opstår færre misforståelser i gruppen senere i forløbet.
Det er vigtigt, at gruppen benytter enhver anledning til at være "ambassadører" for projektet og bl.a. drøfte det med kollegaer på fælles møder. På den måde får I skabt grundlaget for at fastholde medarbejdernes engagement i hele forløbet.
Fase 3 Undersøg kulturen og indsaml medarbejdernes viden og synspunkter
Alle medarbejdere, som udfører forflytninger, bliver i denne fase inddraget i en forflytningsdialog. Dialogen skal handle om arbejdspladsens forflytningspraksis og om mulige forbedringsområder.
Projektgruppen skal beslutte, hvilke forflytningsindsatser der skal sættes i gang på arbejdspladsen. Det gør den ud fra medarbejdernes synspunkter og ideer, samt de oplevelser de har af arbejdspladsens forflytningspraksis og -kultur.
Det er vigtigt, at medarbejderne bliver inddraget i dialogen. På den måde får de større engagement og ejerskab af de besluttede forbedringer.
Første skridt er derfor at afholde et eller flere forflytningsdialoger med medarbejderne. Som ramme for dialogen med medarbejderne kan I anvende forflytningsblomsten.
Fase 4 Vælg indsatser og gennemfør dem
Projektgruppen vurderer de synspunkter og forslag, der er noteret på flip-overs på dialogmødet. Den prioriterer forslagene og beslutter, hvilke indsatser, den vil sætte i gang.
Projektgruppen skal lave handlingsplaner for de enkelte indsatser, som indeholder information om:
- hvad der skal gøres
- hvordan og hvornår de skal gennemføres
- hvem der er tovholder
- hvordan der følges op på planerne og hvem gør det.
I kan fx nedsætte arbejdsgrupper, som arbejder videre med de enkelte handlingsplaner eller projektgruppen kan selv stå for dette.
Denne fase skal være kortvarig. Medarbejdere skal kunne se, at der er handlekraft i projektgruppen, og opleve at den arbejder videre med deres synspunkter og ideer, anvender og realiserer dem i form af konkrete aktiviteter og resultater.
Projektgruppen skal sikre, at det er muligt at gennemføre de enkelte indsatser inden for projektets tidsramme.
Fase 5 Afslut projektet på en god måde
Projektgruppen evaluerer projektet for at finde ud af, om målene er nået. Gør projektets "regnskab" op i forventede resultater og uventede resultater.
Evalueringen bør omfatte alle dele af projektet:
- målet for projektet
- samarbejdet internt i projektgruppen
- medarbejdernes engagement, m.m.
Evalueringen er med til at uddrage læring og viden både for projektgruppen og medarbejderne, som kan blive til gavn for hele arbejdspladsen.
Det er en god idé at markere afslutningen af et projekt. Dette kan f.eks. ske ved, at projektgruppen præsenterer et oplæg om resultaterne fra projektet for alle deltagerne. Eller det kan ske ved at afholde et uformelt arrangement, hvor deltagerne i projektet inviteres.